Sosialisasi :Perubahan Tacit menjadi tacit melalui on job training, observasi, peniruan, praktek. Dilakukan melalui interaksi sepanjang waktu. Peniruan-peniruan tersebut dimaksudkan agar knowledge tacit dapat berpindah.
Eksternalisasi:Tacit dapat diubah menjadi explicit melalui proses dialog dan pemikiran bersama. Perubahan tersebut dilakukan dengan bantuan metafora, analogi, konsep, hipotesis, atau model. Menulis adalah salah stau cara mengubah tacit ke explicit. Namun tak sembarang tulisan tentunya. Tulisan yang dibuat baiknya harus mampu menggerakkan orang dan diikuti oleh orangnya.
Kombinasi : Explicit dapat diubah menjadi explicit melalui kombinasi menjadi suatu pengetahuan yang lebih kompleks dan sistematis.
Internalisasi:Explicit menjadi tacit dilakukan melalui pengalaman langsung sehingga pengalaman itu menjadi endapan di benak pekerja.
Tujuannya adalah bagaimana sehingga knowledge dari suatu organisasi berkembang dan dimanfaatkan untuk keuntungan organisasi. Knowledge tersebut merupakan aset yang tidak boleh hilang. Organisasi yang buruk adalah organisasi yang mengandalkan satu orang untuk dapat berjalan. Sesungguhnya yang dibutuhkan bukanlah orang tersebut melainkan knowledge-nya. Maka urgensi dari mengelola knowledge dan membuat suatu mesin penyimpan knowledge adalah agar organsiasi bisa terus berjalan dan tumbuh meski orangnya berganti. Segala kesalahan yang berbuah knowledge tidak perlu terulang oleh generasi berikutnya.
Maka yang perlu dilakukan adalah:
1.Melakukan strukturisasi dari knowledge yang ada pada organsiasi. Misal ada knowledge dalam hal manajemen/pengajaran
2.Melakukan pemilahan mana knowledge yang tacit dan explicit. Contoh Knowledge yang tacit adalah motivasi, Contoh knowledge yang eksplisit adalah cara membuat surat.
3.Identifikasi orang yang memiliki knowledge tersebut:
4.Mengubah sebanyak mungkin tacit menjadi eksplisit. Standarisasi pola pengubahan tersebut.
5.Simpan knowledge eksplisit pada suatu metode penyimpanan yang rapi. Data storage yang baik adalah mudah menyimpan dan mudah mencari kembali.
6.Pastikan setiap anggota menyerap knowledge yang diperlukan sebelum melakukan aktivitas organisasi .(Bab ini merupakan wewenang Manajemen sumber Daya Manusia)
7.Knowledge tacit yang tidak bisa diubah menjadi eksplisit perlu dicari cara mentransfernya. Dan pola transfer tersebut dijadikan baku.
8.Pun knowledge yang eksplisit harus ditentukan cara menyebarkannya. Penentuan cara belajar perlu dibantu oleh praktisi di bidang pendidikan
9.Pemberian tanda suatu knowledge yang kadaluarsa. Misalkan di samping namanya tertera kalimat:Kadaluarsa dan bila mengklik kata kaduluarsa tersbeut dapat dijelaskan riwayat mengapa menjadi kadaluarsa. Misalkan ilmu menyetir andong, karena andong sudah jarang,ilmu tersebut menjadi kadaluarsa dan digantikan perannya oleh ilmu lain. Namun knowledge tersebut tidak dihilangkan karena suatu waktu akan diperlukan kembali.
Setiap artikel atau media belajar disimpan dalam suatu storage. Dari tabel di atas, pengguna dapat langsung mengakses melalui klik pada kata yang ada di sana. Misalkan pengguna ingin membaca artikel tentang cara membuat keindahan leaflet, maka dengan meng-klik kata “baca artikel” di atas dapat langsung masuk pada window artikel dan membacanya.
Tabel tersebut diupdate setiap setahun atau satu semester sekali. Jenis knowledge akan terus berkembang seiring perkembangan organisasi. Diperlukan satu orang knowledge manager yang mengelola sistem ini. Di selang waktu antara update tahunan, knowledge manager dapat melakukan pengamatan terhadap kegiatan organisasi dan melakukan penyerapan knowledge sedikit demi sedikit.
Bila organisasi sudah mampu berkembang lebih pesat, dapat dilakukan update yang lebih sering yaitu sebulan sekali. Atau yang lebih ideal, tentu dilakukan update terus menerus seiring kegiatan demi kegiatan yang menghasilkan knowledge baru.
Sehingga disimpulkan kegiatan dari knowledge manager:
1.Mendeteksi apa knowledge yang muncul serta siapa pemiliknya.
2.Mendokumentasikan knowledge tersebut.
3.Ubah knowledge menjadi eksplisit lalu dokumentasikan
4.Simpan dalam database sesuai struktur knowledge yang telah ditentukan
5.Identifikasi cara mengajarkan dan cara transfer knowledge antar personal
6.Lakukan kombinasi knowledge menjadi knowledge yang baru. (Hal ini dilakukan dengan mengamati apakah ada knowledge yang harus diedit/dihilangkan/ditambah dengan cara memandang semua knowledge yang berhasil dikumpulkan, secara menyeluruh)
7.Lakukan sosialisasi setiap saat
Dinamika dari sistem ini yang akan terjadi dapat berupa:
1.Knowledge yang ditambah terus menerus
2.Kerumitan dalam hal mengorganisir struktur knowledge
3.Knowledge hilang karena dihapus
4.Knowledge yang bergabung menjadi knowledge baru
Maka struktur dari knowledge akan berubah terus menerus
Knowledge management ini akan menjadi percuma bila tidak ada dukungan struktural dan kultural. Sehingga perlu ada kebijakan organisasi sebagai berikut:
1.Sebelum menjalankan peran organisasi, anggota harus tuntas mempunyai knowledge yang tersedia.
2.Pembiasaan budaya belajar di organisasi.
3.Koordinasi yang kuat dengan manajer sumber daya manusia sehingga manusia yang dibina memiliki knowledge yang telah dikumpulkan.
4.Perlu ada kesiapan dari setiap anggota organisasi untuk mau berbagi knowledge yang telah dimiliki.
5.Perlu ada suatu sistem yang mahir dalam mendeteksi orang yang memiliki knowledge.
6.Perlu ada sikap sportif bila knowledge yang ada dihapuskan dan diganti oleh knowledge lain yang lebih baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar